Como se organizar no trabalho

Organização no ambiente de trabalho é essencial para qualquer profissional em qualquer área de atuação. Principalmente em equipes, este fator pode trazer a diferença em uma case de sucesso. É também uma preocupação de muitos coordenadores de times, que buscam o melhor dos seus colaboradores, e de recrutadores preocupados com os talentos que estão levando para sua empresa.

Organização no trabalho está relacionado a produtividade, logo é uma ferramenta muito importante para impulsionar seus resultados. E ao contrário do que se pensa, não é de responsabilidade total do colaborador, a empresa também tem seu papel importante nesse sentido. Uma gestão de conhecimento bem feita, dando a oportunidade da sua equipe ter acesso a todos os processos que ocorrem dentro da empresa, traz maior dinamismo para o dia a dia organizacional.

Mas como desenvolver a organização?

Organização é um hábito. E como todos os hábitos, para que se tornem rotina, necessitam-se serem introduzidos e exercitados todos os dias. Traremos algumas dicas para que o desenvolvimento deste hábito se torne mais fácil e acessível:

Tenha uma agenda – virtual ou de papel:

No local de trabalho, você provavelmente tem diversos prazos a cumprir com frequência, ou reuniões importantes, com clientes e colaboradores. Por isso, ter uma agenda que ajude a organizar seus horários de forma coesa, é muito importante para sua organização. A agenda tradicional, de papel, pode ser prática de usar, caso você goste de fazer anotações à caneta ou lápis. Já o uma agenda virtual, em sua maioria, dispõe de alarmes, que também são uma ótima forma de lembrar-se de compromissos importantes.

Anote tudo

Fazer anotações pode ajudá-lo a se lembrar de informações importantes. Você pode fazer anotações em papel ou em algum recurso digital, como o bloco de notas do seu celular. Assim, evitará o pânico de perder um compromisso ou ter de correr atrás de uma informação em cima da hora.

Organize seus documentos

Sejam eles físicos ou digitais, seus documentos precisam estar bem organizados. Uma organização eficiente dos seus arquivos ajuda a poupar tempo, previne perdas e garante que você está utilizando sempre a versão mais atualizada de um documento. Organizar por pastas é uma forma de ter sempre informações importantes á mão.

Preserve seu espaço limpo e organizado

Ter um espaço de trabalho limpo e arrumado é essencial para manter-se motivado e mais produtivo. Afinal, além do prazer que todo mundo sente ao atuar em um espaço assim, fica mais rápido e fácil encontrar documentos e itens em geral em um local fisicamente organizado.

Evite fazer várias tarefas ao mesmo tempo

Em vez de querer resolver muitas coisas ao mesmo tempo, concentre-se na conclusão de um projeto ou tarefa por vez. Assim, você evita erros, ameniza o estresse e consegue cumprir prazos com maior facilidade.

Faça pausas regulares

Fazer pausas regulares nos ajuda a manter o foco e reduzir o estresse. As pausas são essenciais para a constância de um trabalho bem feito, mas precisam ser bem administradas.

Também há diversas técnicas que você pode adotar para se tornar um profissional mais organizado. Um exemplo de método de organização, é o método Kanban. Esse método surgiu nas fábricas da Toyota, sendo posteriormente adotado em diferentes contextos organizacionais.

Em resumo, o Kanban é um sistema para administrar as tarefas, classificando-as por seu estado de progresso e nível de prioridade. Utiliza-se um quadro ou software (como o Trello), onde inserem-se três colunas: para fazer, em andamento e concluído. As tarefas devem ser escritas nos espaços correspondentes e a medida que vão sendo realizadas, passam para a próxima etapa. Assim, o profissional consegue identificar mais claramente quais são suas tarefas.

Outra técnica que vem se tornando cada vez mais conhecida é a metodologia ‘’Getting Things Done — GTD’’ do livro ‘’A Arte de Fazer Acontecer’’, de David Allen, um consultor e coach executivo da área de produtividade com mais de 35 anos de experiência.

O GTD tem como objetivo melhorar a capacidade de inovação e o desempenho das pessoas em suas atividades ao reduzir a sensação de sobrecarga e estresse das obrigações.

O GTD é dividido em 5 passos:

·         Capturar: coletar o que necessita ser feito. Isso pode envolver qualquer coisa, desde e-mails pendentes, telefonemas, compromissos, até simplesmente limpar seu ambiente de trabalho.

·         Esclarecer: consiste em processar as tarefas que foram coletadas na etapa anterior e dividi-las em ações menores e mais gerenciáveis.

·         Organizar: depois de decidir as tarefas, categorize-as e coloque-as em ordem de prioridade de acordo com as datas de vencimento ou urgência.

·         Refletir: nesta etapa, é feito o monitoramento do progresso e identificação das próximas ações. Esta etapa ajuda a refletir sobre suas decisões e quais ajustes você precisa fazer na rotina.

·         Engajar: é, efetivamente, começar a executar as tarefas. Visualizando tudo que está em sua frente, desde as datas de vencimento a níveis de prioridade, o foco é colocar em prática.

Com a organização no trabalho, o profissional terá muitas vantagens no seu dia a dia, que, inclusive, podem impactar positivamente também na vida pessoal. Portanto, tente aplicar as dicas no dia a dia e levar o hábito da organização para sua empresa!